ビルメンテナンス業の事務合理化なら月額18000円のビルメンッ

ビルメンテナンスを考えるうえで、同時に事務合理化なども企業にとっての課題になってくると思います。企業にとってビルの管理を誰が行うか、そもそも人件費などの問題も出てきます。事務にも人件費がかかりますし、いかに合理化して進めて行くのかを考える必要が出てくるのです。そもそも事務合理化とはどんなことだと思いますか。

・ビルメンテナンスの管理は大きな負担になる

一般的なビルメンテナンスに関わる業務を自社の社員で担当しているところもあれば、一部外注しながら回している、クラウドなどのソフトを使って自動化しているなど、企業によっても取り組みかたが変わります。外注するにも、システムをある程度導入するためにまとまった費用がかかりますし、正しく運用できているかどうかも管理していかなくてはいけません。導入したばかりの頃は、社員にとっても戸惑いがあるのでフォローするなどの対策も必要になってきます。そもそも専門的な知識を持っていないと難しいなどの問題が出てくることも...。ビルメンテナンスは企業にとっても重要なことでありながら、決まったルールや形がないので、それぞれに方法が違う特徴もあります。消防設備などの一部の業務を他社に委託する場合は、常に固定費もかかり続けてしまいます。そもそも本当に信頼できる企業なのかを考えたときに、不安に思う場合もあると思います。

そんな企業にとってもビルメンテナンスの事務合理化について真剣に考えていかなくてはいけません。今は、ソフトを使って一括管理する方法などもあります。たった1本のソフトで対応できることを考えると、あとはシステムを管理できる社員、もしくは困ったときに相談できる場所があれば、業務の効率化も十分に実現できます。ビルメンテナンスの事務合理化について、ソフトのなかには契約情報や現場の情報などの管理、作業予定のスケジュール、請求計算（経理）などの業務もすべてソフトで管理できます。営業職についている人など、必要な資料をかばんいっぱいに詰め込んで移動する、お客様の前でガサガサと資料を探すのは手間がかかります。しっかりと管理できていないように見えてしまい、会社としての印象も悪くなってしまいます。

・事務合理化にもビルメンテナンスソフトは欠かせない

事務作業についても、業務内でやることも多くなかには作業が回らないなんて人もいると思います。コロナの影響もありリモートワークになると、途端に必要な業務に遅れが出てしまうなど、何かと不調が多く困っている企業もあるのではないでしょうか。請求作業の計算も想像している以上に時間がかかります。作業の実績や契約台帳を元にしながら自動で請求計算のシステムを行います。事務担当の負担を大幅に減らすこともできます。今は業務のほとんどにソフトが代用できるので、すべてを手作業で行う必要もありません。会計ソフトで収支を管理する、年始の確定申告に活かすこともできます。事務の作業は細かなものが多いのもあり、企業によってはヒューマンエラーが問題になっていることもあると思います。ビルメンテナンスで事務合理化を行うことによって、二度打ちやミスなどを防ぐことにも繋がるので、事務作業の全体が便利になるなど、何かとお得なこともたくさんあります。データの管理や必要なときの引き出し、編集・修正などがその場にいなくてもどこでもできます。社員同士で情報を共有できるので、タイムログなどの心配もありません。事務の作業をもっと合理化したい、使いこなしてもっと他の業務に時間を回せるようになりたいと考えている企業は、ビルメンテナンスソフトの導入を検討してみてもいいと思います。

・ビルメンテナンスソフト選びは慎重に

事務合理化のためにも、ビルメンテナンスソフトの導入を前向きに考えている企業もいると思います。ビルの管理が業務を圧迫している、事務の人数を増やさずに問題を解消したいと思っている人にとっても、ビルメンテナンスソフトはとても重要になってきます。どんなソフトにしようか迷ったときは、事前にデモンストレーションができるかどうかを確認したうえで、本当に安心して任せられるかどうかを決めてくださいね。ビルメンテナンスソフトといっても使いやすさには違いがありますし、どんな業務を任せたいのかにとってもソフトの内容は変わってきます。慎重に対応することで、ソフトを円滑に使えるようになり、事務合理化にも繋がっていくはずですよ。

・まとめ