ビルメンテナンスの事務用システムならビルメンッ
ビルメンテナンスシステムというと、建物の管理を担う大切な仕事です。私が勤めている会社は都内にありある程度大手になるのですが大きなビルのなかに入っていることもあり、メンテナンスに携わる人もたくさんいるようです。私は総務として仕事をしているので、ビルメンテナンスの人と直接話しをする機会はほとんどありません。でも毎日のことだからこそ、ビルメンテナンスについて考えることは会社にとって大切なのだと実感します。
・ビルメンテナンスシステムが重要だと考える理由
私の会社は建物の下層階に商業施設が入っています。近くには大きなホテルもあるなど、都内でも栄えていて人の出入りが多い場所です。そのため、建物内でいえば会社に関係のない人も出入りしていることになります。この人は会社の人だとわかることもあれば、全く関わりのない部署になると見分けがつかないことも少なくありません。ようはビルのなかに簡単に人が入れてしまうのです。
会社のなかにはたくさんの個人情報や、会社にとって重要なクライアントなどの情報も含まれています。また、たくさんの人が快適に働くことを考えると空調設備についてもビルメンテナンスの重要な部分だと思います。例えば夏場に会社に来て冷房がきいていなかったら仕事どころではなくなってしまいます。
冬はエアコンが入っていて暖かい環境が当たり前になっていますし、通年通して仕事に集中できる環境を作ってくれているのも、ビルメンテナンスがあるからこそと言えるのではないでしょうか。当たり前の事過ぎて、つい忘れてしまうのですが、ビルのメンテナンスがなんの滞りもなく行われていることに感謝しなくてはいけないなとも感じています。
常に異常が起きていないか、監視する大切についてもビルメンテナンスが担っているのです。もしこれをすべて人が担っていたらどうなるのか？おそらく総務の私の業務負担も大きくなりますし、会社としてもコストが膨大になってしまいます。そもそも社員がいる時間だけに限らず、夜にもビルメンテナンスが必要になるなど、いかに大変なのかを感じます。
・ビルメンテナンスをシステムには求められるものが多い
ビルメンテナンスについては、今に始まったものではなくずいぶん昔から導入され、会社の裏方的な役割を担ってきたものです。一般的なイメージで思い浮かべるのは、大きなビルなどのホストコンピュータにて操作をしながら管理をしていく方法です。常に管理者が常駐しているスタイルになるので、どうしてもコスト面の負担が大きくなってしまいます。設備を導入する費用やランニングコストなどもかかるので、規模の小さな会社になると導入したいと考えても難しく諦めてしまうケースも多いようです。実際には防犯などのシステムを導入するのが限界など、会社の規模によって予算的な問題も大きいのだとか。
そんなビルメンテナンスの問題もあり、最近は「クラウド型」のビルメンテナンスなども増えています。コロナの影響もあり、場所を問わずに働く人が増えたことでクラウドなども珍しいものではなくなりました。ビルメンテナンスについてもクラウドを導入することにとって、より取り入れやすくなりコスト的な問題を解消することになったのです。
複数の人で共有して使えることもあり、特定の人だけに任せる不安もありません。ビルメンテナンスといっても空調なのか防犯なのかその用途によっても任せる人が違ってもいいのです。最適な人材に仕事を回すことによって、より業務の効率化にも繋がります。また、初期費用についても、かけられる予算が決まっていて導入するのをためらっていた会社にとっても、必要な機能を拡張して自分たちで選択していけるのが大きいと思います。
・ビルメンテナンスシステムは比較して決めること
ビルメンテナンスシステムといっても、さまざまな会社で出しているサービスが違いますし、ランニングコストなどの違いもあるようです。会社によっても予算がありますし、決められた金額のなかで、いかに費用を抑えつつ使えるのかも気になるところですよね。システムを導入したあとにランニングコストがどのぐらいかかるのかなども含め、確認することはたくさんあります。サポート的な部分も聞いておかないと、困ったときに相談しづらく困ってしまいます。また、365日24時間使えるバックアップ体制などもあるようなビルメンテナンスだと嬉しいのではないでしょうか。
・まとめ
ビルメンテナンスシステムについて、導入していなかったときのことを考えると日々の業務の負担がいかに大きいのかを感じます。システム化されているだけで、仕事が効率的に進むこと、ヒューマンエラーなどのトラブルも起こりにくいので、結果として良いのではないでしょうか。今までとは違い、中小企業でも導入している人が増えているからこそ、今まで以上にコストを抑えながら誰でも利用しやすいサービスだと感じました。
