ビルメンテナンスの事務用システムならビルメンッ
私はビルメンテナンスの会社で働いているOLです。日々、仕事を通してビルメンテナンスについて考える機会も多く、どんな企業にも必要なものだなと感じています。そもそもビルメンテナンスについてさまざまなイメージがあると思います。大手だけが必要なものだと思っている人も多いのですが、私は中小企業にもっと広まるべきだと考えています。現状としては、設備更新などの手間や費用がかかる問題もあり、中小企業のビルなどでは導入されないほうが一般的かもしれません。あくまでも簡易的なシステムに留まるようになってしまい、防犯などの限られた部分でしか使えない現状がありました。そこで、どうしたら中小企業にも導入されるのか、しやすくなるのかを会社の同僚と話し合ってみたのです。
■ビルメンテナンスシステムを中小企業でも取り入れやすくする
ビルメンテナンスはすべての企業に必要だと考えていることもあり、規模が小さくでも無理なく利用できるように考えたら、いろいろな課題や改善点などが見えてきました。
・導入の壁をなくし使いやすくする
どうして中小企業には導入しにくいのかを考えたときに、初期費用の壁があると考えました。導入費用を抑えないと管理システムを導入しようと思っても、その一歩が踏み出せなくなってしまうのです。もちろん、初期費用に限ったことではなく、メンテナンスや保守点検なども含め、日々のランニングコストの問題もあります。最初は少ない機能から初めてみて、実際に使ったうえでこんな機能があったらいいのにと思えるものを追加できると、費用的な負担を減らすことになるのかな？と感じました。
・複数のユーザーで使えるシステム
管理といってもすべてを一人が担うものではありません。それぞれに特化した分野があるので、複数人で管理を行い、漏れがないように見直していく必要があります。現在は電力量などをテナントが報告しなくてはいけなくなりましたし、非常用電力などの供給対策を行うなど、求められることも増えています。システムをひとりで使うものではないからこそ、複数人で共有して使いやすく管理しやすいように、改善していくことも大切になってきます。ビルのなかには一つの企業に限らず、複数の企業が入っている場合もあります。いかに満足度を高めるのかも考え実戦していくことで、導入の壁が少なくなると思います。
・自分たちでもわかるようなシステム
中小企業にとってもできるだけコスト面をかけたくないのが、本音だと思います。そこで、自分たちでもわかるようなシステムかどうかも導入時の基準になってくると思います。もちろん、すべてを把握するのは難しいので専門家が必要になります。部分的にでもこのシステムはどういう仕組になっているのかなど、把握できると安心ですよね。システムの使いやすさも含めて、導入しやすいになってくるのではないかなと感じました。
■ビルメンテナンスシステムを導入することで何が変わる？
企業にとっても、ここが一番重要な部分だと思います。ビルメンテナンスを導入することで、日々の業務にどんな変化が見られるのか？また変わり改善されていくのかがわからないと、システムを導入したいと考えにくくなってしまうのではないでしょうか。まず、もっとも主体的なのは「業務効率化」の部分だと思います。間違えやすい業務など、あえてシステム化することによって、ヒューマンエラーなどのミスを減らすことに繋がります。結果として事務処理にかかる時間を簡素化し、より効率のよい処理ができるようになるのです。
また、情報を一人が持っているのではなく複数で共有できる良さもあると思います。高品質なサービスの提供ができるようになれば、企業としての評判も高くなっていくと感じます。他にもできることとして業務支援力を高めること、情報を検索するうえでの効率化など、ビルメンテナンスを導入したことで、業務が飛躍的に変わるといっても過言ではないのです。
企業にとってもいかに売上を上げていきたいのかを考えたときに、こうしたシステム的に見直せるものがあるとやっぱり大きいなと感じるのではないでしょうか。一言にビルメンテナンスといっても、さまざまな形があるからこそ、少しでも業務を改善しながら中小企業にとってもお手伝いができたらいいなと感じました。
■まとめ
ビルメンテナンスを導入することで見えてくることについて、詳しく紹介しました。中小企業にとっても業務を改善したいと考えていてもコスト的な面やメンテナンスなどを踏まえて考えると、どうしてもリスクになってしまうこともあります。そこで一歩が踏み出せなくなってしまうのですが、あえてその部分を改善していけたらもっと変わっていくのではないかなと感じます。そのためのお手伝いができたらいいなと改めて思いました。ビルメンテナンスについてわからないこともあると思いますが、なんでも質問して欲しいです。
