ビルメンテナンス業の事務用ソフトならビルメンッ
私は賃貸をメインにした不動産会社を営んでいます。賃貸はもともと出入りが激しいこともありますし、入居者はもちろん、オーナーや管理業者、メンテナンス業者などさまざまな人が協力して成り立っているものです。もともと、不動産会社に勤めていた経験もあるので、ある程度把握しているつもりでした。それでも実際に会社を経営してみると、一度に考えなくてはいけないことも多く戸惑う事ばかりです。今迄はエクセルを使って管理していましたが、開業から3年が経過したことでビルメンテナンスソフトを導入することにしました。
■不動産管理にこそビルメンテナンスソフトを導入するべき理由
近頃は、働き方改革もありシステムを事業に導入する会社も増えています。賃貸物件をメインにした不動産会社には、入居者の状態を常に管理するのはもちろん、清掃や修繕についても考えていかなくてはいけません。設備点検管理や設備管理などの日々の確認事項もありますし、さまざまな部分で手間もかかります。どんなに真剣に向き合っていても抜けや漏れが出てくることもありますし、もっと自動化してサービスを安定させなくてはいけません。
ビルメンテナンスソフトは、こうした賃貸をメインにしている不動産業者の複雑な仕事にも適しています。システムのなかでいろいろなカスタマイズができるので、自社に必要な業務を見直し、設計をすることもできます。管理のメインになる設備の点検はもちろん、清掃が行き届いているか、修繕や原状回復などの基本を入れておけばあとは使いやすいように調整できるのもポイントです。
また、賃貸を管理するうえで、外部協力企業とリアルな情報共有もできるので、時間のタイムロスもなくなります。業務を共有するうえで進捗状況を伝えることもできますし、角度を変えて確認することも簡単です。全体を"見える化"したいと考えている企業にとっても、ビルメンテナンスソフトを使わない理由がないのです。
■実際に導入してみてわかったビルメンテナンスソフトのメリット
ビルメンテナンスソフトを導入してみて、実際に感じたメリットがあります。まず、一つ目に修繕計画などのスケジュールが簡単に作れて自動化できることです。今まで修繕を把握し作成する、更新するのに社員の負担がありましたが、この点もビルメンテナンスソフトを導入し自動で作成できるようになりました。空いた時間を使って顧客との時間を増やすことで営業力も高くなりますし、売上アップにも繋がります。
また、今日やるべき作業が視覚的に把握しやすくなったのも大きいと感じています。パソコンを開くだけで今日の作業を把握し引継ぎも簡単です。今まで引継ぎに時間をかけていたのが嘘のように退社時間も早くなりました。賃貸物件を巡回している社員に対しても情報を共有しやすくなるなど、離れた場所にいてもアドバイスできる環境が整いました。特に、不動産会社は外出している社員も多くクライアントとの兼ね合いもあるので、時間の調整が難しい問題もあります。作業報告が遅れてしまう問題もありましたが解消しましたし、在宅勤務の社員との支援にも繋がりやすくなったと感じています。特に毎日のことだからこそ、どう管理するのか？作業を効率する時の問題もあるので対応がスムーズになったことで社員からの評判も良くなったと感じています。
■ビルメンテナンスソフトの費用面は
ビルメンテナンスソフトの費用については、私が使っているものは初期費用や月額費用だけのシンプルなものです。そのため、思っていたよりもコストがかからないと感じています。使い続けるものだからこそ、運営コストも含めて続けられるかどうかを選ぶことも大切なのではないかなと感じます。
■ビルメンテナンスソフトを使ううえでの課題とは
作業を効率的に行えるようになったものの、やっぱり課題もあると感じています。例えば、そもそもの入力を忘れてしまう点もあるのでそれだけで解決できるわけではありません。必要事項を入力できていないときにアラームが鳴るとか、社員同士が確認できる環境を整える必要があります。また空いた時間をどう活かすのかはまだまだ課題です。また、故障してしまったときの問題もあるので、社内でもう少し管理ができるようになればいいなと感じています。技術者こそいますが、ビルメンテナンスソフトに携わっているわけではないので、他の社員も技術的な問題を解消していけたらなと感じています。
■まとめ
私はビルメンテナンスソフトを導入したことで、作業の効率化にもなっていると実感しています。ソフトを使って引継ぎの簡素化にもなっていますし、社外にいる社員との情報の共有もできます。その日にやらなくてはいけないことの抜けもなくなるので、ミスも少なくなります。ビルメンテナンスソフトを導入して良かったと感じていますし、今後もその範囲を広めていけたらいいなと思っています。
