ビルメンテナンス業でのソフトならビルメンッ
私は、マンションの計画修繕を担う会社で働いています。今は、築年数40年を超えるマンションの数も急激に増加しています。ちょうど修繕のタイミングが来ていることもあり需要も高く、たくさんの問い合わせをいただきます。さらに、新築マンションでも将来のために計画修繕のスケジュールきめを行うこともあります。今まで管理用のソフトもなかったので、足を運ばないとわからないことも多く、計画を立てる大変さも負担になっていました。そこでビルメンテナンスソフトを導入し、ビルメンの効率化を考えるようになりました。
■ビルメンテナンスの計画修繕の難しさ
マンションの多くは、10年や20年に1回大規模修繕を行うこともあります。ただ、マンションのように集約型の建物になると設備機器の種類も多く、部位や部材によっても劣化の進み具合が変わってきます。マンションに住んでいる人の人数によっても変わりますし、環境や立地、使い方によっても違います。竣工時から劣化が始まっているともいわれているので、適切な管理は欠かせません。とはいえ、マンションの特性に合わせて修繕の目安がガイドラインによって決められているので、目安にしつつ決めていきます。日常的な小規模の修繕を計画するのが主に私の仕事です。費用は比較的少額ではありますが、どのタイミングで修繕をしていくのかを計画していかなくてはいけません。一般的には毎月の管理費のなかでまかなわれるレベルになりますが、早めに修繕することで大規模修繕の負担を減らすことにも繋がります。そのため、計画修繕をいつ行い、管理費内で納めるのかも考えていかなくてはいけません。計画修繕は決めたあと、マンションに住んでいる人たちに確認し、承認を得る必要もあります。かけすぎてもかけなさすぎてもトラブルの原因になるなど、難しい仕事であると感じています。例えば、雨漏りもそうですし、水濡れや共用部の不具合、設備の軽微な修繕など直すべきところは意外とあるのです。
■ビルメンテナンスソフトで業務を改善
ビルメンテナンスソフトを使うようになったのは、こうした管理が多く業務効率に問題が起きてしまったためです。働き方改革の話もあり、部署内でもできる限り残業をしないように...といわれてしまいました。現状は、入力作業や確認も多く、社員の多くが1日2～3時間の残業をしている状態です。現場に行かなくてはいけない業務もあるのですが、計画や管理面であればソフトを使うこともできると考えました。また、社内に行かないと確認できない情報もソフトを使えば、いつでも確認でき直帰や直行の選択もできます。社内に戻り後処理を行う手間がなくなり残業を減らせるのではと考えました。また、数年に1度部署異動もあるので、仕事を共有する手間も多く負担になっている部分もありました。ビルメンテナンスソフトを導入することで、こうした業務内容を見直したいというのが目的です。
実際にビルメンテナンスソフトを導入してみて「今までなんで使わなかったんだろう」と思うほどに、便利なソフトなのがわかりました。入力を手作業で行い、都度確認する手間もあったのですが、マンションごとに計画修繕の目安を教えてくれます。現場を確認しつつ、本当にそのスケジュールでいいのか、修繕の進み具合を確認しつつ情報を更新できます。一から入力する手間もなくなっていること、残業時間の短縮にもつながっています。社内でも早く帰れるようになったので、働き方改革の問題も解消されています。また、社員同士の情報共有の時間を作ったり、ときには他の業務を行い仕事の幅も広がっています。ビルメンテナンスソフトを導入したことで、業務効率は大きく改善しています。
■ビルメンテナンスソフトをどう使うかが重要
ビルメンテナンスソフトを導入したことで、今まで膨大な作業になっていたことが解消されたと感じています。手作業だと安心感のある世代ではありますが、それでは作業の効率化にはなりません。ヒューマンエラーが絶対に起きないとは限らないため、ビルメンテナンスソフトを導入したほうが心配もないのではと感じます。ビルメンテナンスソフトはさまざまな業種で必要なものだと思います。ただ、どう使いたいのか？が決まっていないといかしきれない部分も多いのも感じています。そのためにも自社に適した内容のビルメンテナンスソフトを選ぶこと、基本はもちろん応用まで問題なく使えるようにしていきたいです。
■まとめ
ビルメンテナンスソフトは日常的な管理である計画修繕には欠かせません。修繕箇所も多くマンションによっても変わってきます。手作業で書き記すだけだと、どうしても抜けが出てきますし、担当者本人しか知らないことも出てきてしまいます。こうした問題を解消することを考えると、ビルメンテナンスソフトでの情報共有が欠かせません。どんな業務が必要なのか一目でわかる点も、便利な部分です。
