ビルメンテナンス業向けシステム

私は。地方の駅前にビルを所有しています。本業は会社員になるので、テナントを貸し出していて、週末にビルに行く用事があれば出向く程度です。駅前なので空室になることもほとんどなく、空いてもすぐに次が決まります。ただ、副業として収益を得ているため、ビルの管理についても自分で考えていかなくてはいけません。今までは、なんとか時間を作って管理作業をしていましたが、週末も忙しくなってしまい少しでも負担を緩和するために、ビルメンテナンスシステムを導入することにしました。

 

■ビルメンテナンスは思っているより大変だった

もともと父親が所有していたビルを引き継ぎましたが、管理については素人だったのもあり当初は手探り状態でした。イメージとしては、マンションの管理人さんのようなものだと思っていましたが、実際は少し違いました。

 

ビルメンテナンスの考え方として、建物としてビルを管理し、利用している不特定多数の人たちの生命や財産を守る義務があります。主な仕事として「清掃管理」「環境衛生管理」「設備管理」「保安警備」の4項目に分類されます。

 

清掃にしても、ビルの内側だけでなく外側の両方からきれいにしなくてはいけません。ビルのなかに悪臭や害虫・害獣がいれば適切な方法で駆除する必要もあります。特に私が所有しているビルは飲食店も入っているので、衛生面についてはより注意をしています。給水や電気設備に不具合が出れば、営業にも支障が出てしまいます。

 

また、保安警備については、行ける日が決まっているのもあり外注で警備をしてくれる人を雇っています。何かあったときの警備対応や災害対策を行うのが目的です。ビルメンテナンスといっても、これだけやることが多いと、本業もある私としては、厳しいと言わざる得ない状況になってしまったのです。

 

■ビルメンテナンスにかかる費用は高い

ビルメンテナンスについて、まずは専門の管理会社に依頼できないか問い合わせてみました。管理会社で、自社ビル以外の管理を担っているのは「独立系」と呼ばれている場所です。大手のビルメンテナンスになると、自社ビルを中心にメンテナンスをしているので、一個人が所有しているビルだと、対応してもらえません。独立系になると親会社もありませんし、個別に請け負っているので、気軽に相談できます。これらのコストは、ビルの床面積によっても変わってきます。もともと「労働集約型」と呼ばれるビルメンテナンスの仕事は、自動化しにくく人の手が必要だと言われています。ただ、ビルによってもかけられるコストの上限があり、人件費を安くせざる得なくなってしまいます。人件費を下げれば経験の浅い人しかこなくなるので、トラブルが起こりやすくなってしまうこともあります。継続的にかかってくるお金でもあるので、いかにコストを抑えつつ運用できるのかを考える必要があります。すべてのメンテナンスの仕事を任せるわけにもいかず、費用面の悩みをどうするのか？テナント代をあげるべきなのか、悩むことになりました。

 

■ビルメンテナンスシステムとの出会い

ビルメンテナンスの仕事は人でないとできないイメージを持っていましたが、ビルメンの勉強会に行ったときに、システムを導入しコストを抑える方法もあると知りました。システムを使えば、今まで時間をとられていた事務作業もなくなりますし、簡単にデータの蓄積もできるので、ビルの運用方法について考える時間もできると感じました。もともとシステムを使ったことがないアナログ人間になるので、私に使いこなせるのか？という点も心配でした。そのため、ビルメンテナンスシステムについて、事前に質問し、ある程度イメージすることができました。完全にシステム化するのではなく、ビルメンとして人手が必要な部分は任せつつ、足りない部分をシステムで補うイメージです。こまめに報告も届くので、隠形があっても無理なく両立できそうだなと感じました。ビルメンテナンスを知り、まずは導入してみようかなと前向きな気持ちになれました。

 

■ビルメンテナンスシステムを導入してみて

ビルメンテナンスシステムを導入してみて、最初は慣れないこともありました。また、人を雇ってもやめてしまうこともあり、思い通りにならず苦戦したときも。それでも、根気強くビルメンテナンスを続けていき、システムとの両立を目指しました。今では、時間に余裕もつくれていますし、トラブルも起きていません。コスト的な問題も解消でき、導入して良かったと思っています。システムについて難しく考えすぎず、早めに導入して良かったです。

 

■まとめ

ビルメンテナンスシステムは、私のように個人でビルの管理をしている人にとっても役に立つシステムだと思っています。本業にも集中できますし、より質の高い管理ができるようになり、入居者の人たちからも安心していただけているようです。両立するためにもシステムを使いこなしていきたいです。