ビルメンテナンスのソフトならビルメンッ
私は、コワーキングスペースやレンタルオフィスを経営しています。会社員の傍ら、副収入が欲しいと始めた事業になり、リモートワークの需要が伸びていること、また働き方が多様化したことで、たくさんの人に利用していただけるようになりました。そんなコワーキングスペースやレンタルオフィスですが、ビルメンテンスの問題をどうにかしたいと考えるようになりました。今まではお借りしているビルの警備の方がいたのですが、コストを見直すようになり、個々での対応となってしまいました。とはいえ、仕事もしているので私がすべてを担当するわけにはいきません。ビルメンテナンスソフトを導入することで、クラウドを導入し、なんとかやっていきたいと考えるようになったのです。
■コワーキングスペースにもビルメンテナンスは必要？
コワーキングスペースやレンタルオフィスなど、利用している人のほとんどがビジネスを目的にしたものになります。そのため、利用するスペースの機能性や設備、使いやすさ、セキュリティなどを重視される方も少なくありません。コワーキングスペースであれば、ウイルス対策もそうですし、長時間作業することもあり空調や電気などの快適性も追求したいところです。また、防犯面や防災などのリスクもあるため、総合的な管理も欠かせません。レンタルオフィスになると、会社の荷物をそのまま設置している方もいるので、盗難などの危険性から守る必要もあります。多くの方が出入りするからこそ、全員を覚えきれるわけではありません。また、一度でも大きなトラブルが起きれば、利用者が集まりにくくなってしまう問題もあります。現在は、予約を管理するシステムのみすでに使っていますが、同時に空間を管理することも求められていると日々実感しています。
ひと昔前まで、ビルメンテナンスというと大規模ビルで導入されているものというイメージがあったと思います。常駐している管理者が、ホストコンピューターを使って、操作する、管理するものとして知られていました。オンサイト型が一般的だったのもあり、設備更新などの大きなランニングコストがかかっていたのです。そのため、中小企業になるとコストがかかりすぎて維持できない点からも、使えないと言われていました。でも、現在はクラウドを使ったビルメンテナンスの導入も進み、中小規模でも取り入れられるようになったそうです。時代とともに変わってきているのだなと感じています。
■ビルメンテナンスソフトの決め手とは
ビルメンテナンスソフトといっても、様々なメーカーから出ているので種類も豊富です。そのため、ビルメンテナンスソフトでどれを使うべきか？が一番悩みました。まず、重視したのは導入やメンテナンスのしやすさです。初期費用としてかけられるコストも限られていますし、導入費用を抑えつつ使えるかどうかが重要でした。導入したい管理システムをまずはお試しで使ってみて、あとは必要なサービスを追加していく形にしたいと考えたのです。最初からフル装備にしてしまうと、あとで使わないソフトが出てきたときの問題もあります。また、コストを抑える目的もありビルメンテナンスソフトを所有する方法ではなく、利用するやり方を考えました。レンタルで利用できるのもあり、初期費用の負担を大幅に減らせるようになります。またレンタルになると、保守やメンテナンスの費用もかかりません。こうしたビルメンテナンスソフトの特徴を踏まえて「最適なのは？」と比較して決めるようにしました。
他にも重視したのは、遠隔監視に対応していることです。自宅からコワーキングスペースやレンタルオフィス近い場所にはありません。遠隔操作で、電気や空調・照明をリモートで制御してくれます。業務効率を高める利便性の良さもあると感じています。また、私のように複数の事業を行っている人は、一元管理ができる良さもあると感じています。あちこち管理する場所が変わると、見逃しもあるので非常に助かっています。
■ビルメンテナンスソフトを導入してみて
実際にビルメンテナンスソフトを導入してみて、個人的には大満足です。柔軟性も高く低コストでここまで管理できるのかと驚いています。大きな規模のビルに限らず、中小規模のビルでも積極的に導入する必要があります。またセキュリティ面をしっかりと行っていることで。他社との差別化やアピールにもなると思います。ビルメンテナンスソフト一つで、これだけ効率がよくなるのであれば、早く導入すればよかったと思っています。
■まとめ
ビルメンテナンスソフトは、メンテナンスや管理、セキュリティ面に限らず、幅広い事業を効率化してくれます。これまで負担に感じていたことも簡単になりますし、手間やコストが想像以上にかからないことを考えると大きなメリットになるのではないでしょうか。ビルメンテナンスの問題もありますし、早めに取り組めて良かったと思います。
